เอกสารอย่างเป็นทางการ - นี่คืออะไร? แนวคิดและประเภท

เอกสารที่มีอยู่เป็นเวลานาน พวกเขามาพร้อมกับภาษาเขียน คีย์ เอกสารคุณสมบัติ ได้รับการแก้ไขและการส่งต่อมาของข้อมูลที่บันทึกรายละเอียดและเก็บไว้ เมื่อดำเนินการตามวัตถุประสงค์เหล่านี้ต่าง ๆ รวมทั้งเอกสารอย่างเป็นทางการ พื้นที่ของชีวิตของประชาชนในการที่พวกเขาจะใช้ที่หลากหลาย

การจัดหมวดหมู่

ขณะที่ก่อนหน้านี้ระบุในทรงกลมต่างๆของการใช้ชีวิตที่แตกต่างกันรวมทั้งเอกสารอย่างเป็นทางการ еще существуют носители информации? สิ่งที่สื่อเก็บข้อมูลอื่น ๆ ? กระดาษอาจจะเป็นส่วนบุคคล เอกสารเหล่านี้จะถูกสร้างขึ้นนอกกิจกรรมอย่างเป็นทางการหรือการปฏิบัติหน้าที่ของประชาชน พวกเขารวมตัวอักษรไดอารี่บันทึกความทรงจำ

เอกสารอย่างเป็นทางการ

– страна с особым государственным устройством. สหพันธรัฐรัสเซีย - ประเทศที่มีรัฐธรรมนูญฉบับพิเศษ ดินแดนของตนมีการออกกฎหมายที่ดำเนินการสาขาหน่วยงานของรัฐ . ในฐานะที่เป็นพื้นฐานของกิจกรรมล่าสุดที่มีกฎระเบียบอย่างเป็นทางการ การกระทำเหล่านี้กำหนดขั้นตอนการทำงานของสถาบันการศึกษาข้อ จำกัด ของความสามารถของพวกเขา, ความรับผิดชอบ, สิทธิความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ สร้างของพวกเขา - เป็นงานที่ลำบากและใช้เวลานาน являются законы, стандарты, правила, приказы, распоряжения и проч. เอกสารอย่างเป็นทางการเป็นกฎหมายมาตรฐานกฎระเบียบคำสั่งและอื่น ๆ ส่วนใหญ่ของพวกเขามีการวางแนวทางการบริหารจัดการ

ประเภทหลักทรัพย์

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีการแก้ไขการเปิดตัวของข้อมูล:

1. เอกสารข้อความ นี้จัดอยู่ในการกระทำดังกล่าวซึ่งมีข้อมูลของตัวละครพูด มันจับบันทึกเสียงใด ๆ หรือระบบใด ๆ ของมุมมองการเขียน
2. เอกสารอย่างเป็นทางการอิเล็กทรอนิกส์ акт, созданный и читаемый с использованием компьютера. การกระทำนี้สร้างและอ่านโดยใช้คอมพิวเตอร์
3. เอกสารอย่างเป็นทางการพิมพ์ акт, создание которого осуществляется с использованием технических средств. การกระทำนี้ซึ่งการสร้างจะดำเนินการใช้ฮาร์ดแวร์
4. เอกสารอย่างเป็นทางการที่เขียนด้วยลายมือ бумага, в которой знаки наносятся от руки. กระดาษนี้ซึ่งในเครื่องหมายถูกนำมาใช้ด้วยมือ

หมวดหมู่เหล่านี้ถูกนำมาใช้ในการกระทำของผู้ประกอบการภาครัฐ บริการสำนักงาน, การประมวลผลและการจัดเก็บเอกสาร

กระดาษจัดการ

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับอัตราส่วนของเครื่องมือในการบริหารขององค์กรหรือผู้มีอำนาจแยกแยะเอกสาร:

1. กล่องขาเข้า
2. ภายใน
3. ขาออก

การกระทำที่ยังแตกต่างกันในระดับของข้อ จำกัด การเข้าถึง บนพื้นฐานของเอกสารที่แยก:

1. ลับ พวกเขาจะทำเครื่องหมายด้วยตราประทับพิเศษ ในการทำงานกับเอกสารดังกล่าวที่คุณจำเป็นต้องมีใบอนุญาตพิเศษ
2. ง่าย
3. การใช้งานอย่างเป็นทางการ การกระทำเหล่านี้ยังแบกแสตมป์ พวกเขาจะใช้โดยพนักงานของผู้มีอำนาจหรือ บริษัท

ระดับของความถูกต้อง

บนพื้นฐานของเอกสารที่มีการแบ่งออกเป็น:

1. สคริป
2. รายการที่ซ้ำกัน
3. สำเนา

การกระทำเดิม - ครั้งแรกหรือสำเนาเดียวของผลผูกพันตามกฎหมาย เดิมของลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือจะต้องได้รับการรับรองโดยประทับอย่างเป็นทางการของการอนุมัติและมีตราประทับของรหัสการลงทะเบียน เดิมมีข้อมูลที่บังคับใช้ซึ่งได้รับการยืนยันความถูกต้อง ยกตัวอย่างเช่นมันอาจจะเป็นข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่เวลาของการสร้าง ซ้ำ - สำเนาที่สองของเดิม เอกสารฉบับนี้ยังมีผลบังคับใช้ตามกฎหมาย เขาออกในกรณีของการสูญเสียของเดิม ซีซีคือการกระทำที่ข้อมูลเดิมที่มีการทำซ้ำอย่างสมบูรณ์คุณลักษณะภายนอก ในกรณีนี้มันไม่มีกฎหมายบังคับ สำเนาอาจมีรายละเอียดพิเศษได้รับการรับรองการปฏิบัติตามเดิม ในกรณีนี้มันจะกลายเป็นที่ถูกต้อง

วิธีการจัดเก็บและการส่งผ่าน

ทุกเอกสารอย่างเป็นทางการที่จัดตั้งขึ้นตามระยะเวลาของการเก็บ การกระทำที่อาจจะถาวรชั่วคราว (ไม่เกิน 10 ปี) หรือยาว (มากกว่า 10 ปี) การจัดเก็บข้อมูล ระยะเวลาที่กำหนดโดยหอจดหมายเหตุแห่งชาติและการแก้ไขในรายชื่อของเอกสาร ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีการของการส่งมีความโดดเด่น:

1. จดหมาย
2. ข้อความโทรศัพท์
3. โทรเลข
4. Faksogrammy
5. Telexes
6. ข้อความอีเมล์

เนื้อหา

แต่ละกระดาษสีขาวที่ใช้สำหรับวัตถุประสงค์เฉพาะ ทำหน้าที่ดูแลระบบขึ้นอยู่กับเนื้อหาที่สามารถ:

1. องค์กรและการบริหาร เหล่านี้รวมถึงโดยเฉพาะในกฎเกณฑ์ระเบียบข้อบังคับคำสั่งคำวินิจฉัยคำแนะนำการใช้ระเบียบพนักงานและอื่น ๆ
2. ข้อมูลเบื้องต้น ประเภทนี้รวมถึงโทรเลขจดหมายอธิบาย, สำนักงาน, บันทึก, การกระทำ, ใบรับรองและอื่น ๆ
3. กระดาษเกี่ยวกับพนักงาน เหล่านี้รวมถึงไฟล์ส่วนบุคคล, การสั่งซื้อ, บันทึกการจ้างงาน, งบสัญญาดำเนินการต่อโปรไฟล์คุณสมบัติและอื่น ๆ

โครงสร้าง

มีสององค์ประกอบที่ทำขึ้นเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการ ข้อมูลนี้และองค์ประกอบทางกฎหมาย ในช่วงต้นยุค 70 โอบอุ้ม เป็นแนวคิดใหม่ที่ได้รับการแนะนำในเอกสาร พวกเขากลายเป็นคำว่า "ข้อมูลเอกสาร" ภายใต้ก็ควรจะเข้าใจข้อมูลสาธารณะหรือประมวลผลในระดับของมนุษย์คิดและรูปแบบที่แตกต่างกันของข้อมูลและการแก้ไขในสื่อที่เป็นรูปธรรมสำหรับการประมวลผลและการจัดเก็บ การวิเคราะห์ความหมายที่มีอยู่ของเอกสารระบุหลายวิธีที่จะตีความ เขาเป็น:

1. วัตถุวัสดุ
2. ให้บริการข้อมูล
3. ข้อมูลเอกสาร

การแต่งตั้ง

ใช้ในการปฏิบัติความหมายของเอกสารที่เน้นสาระสำคัญของข้อมูลของตน พระราชบัญญัติโดยการแสดงข้อมูลจึงช่วยให้มั่นใจการเก็บรักษาและการสะสมของพวกเขา พร้อมกับเอกสารฉบับนี้แสดงให้เห็นความเป็นไปได้ของการส่งต่อข้อมูลให้กับผู้อื่นซ้ำการใช้งาน ทำหน้าที่เป็นสื่อกลางในการจัดเก็บข้อมูลก็เป็นส่วนหนึ่งขององค์กรภายในของ บริษัท ใด ๆ องค์กรสถานประกอบการ ข้อมูลจะถูกใช้ในการตัดสินใจในการบริหารใช้เป็นหลักฐานของประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขาและลักษณะทั่วไปของแหล่งข้อมูล นอกจากนี้เอกสารที่ทำหน้าที่เป็นวัสดุอ้างอิงสำหรับกิจกรรมการค้นหา ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการที่เขาเป็นเรื่องของแรงงานและผลของมันเพราะการตัดสินใจที่เป็นลายลักษณ์อักษรและประดิษฐานอยู่ในพระราชบัญญัติ

จำเป็น

พวกเขาจะมีผลผูกพันองค์ประกอบอยู่ในเอกสารแต่ละ เหล่านี้รวมถึงโดยเฉพาะอย่างยิ่งรวมถึง:

1. ชื่อ
2. ข้อความ
3. วันที่
4. มติ
5. กริฟได้รับการอนุมัติ / ข้อตกลง
6. ปลายทางและอื่น ๆ

การกระทำต่างๆของระดับที่แตกต่างของรายละเอียด จำนวนของพวกเขามุ่งมั่นที่จะสร้างเอกสารข้อกำหนดที่ใช้กับเนื้อหาที่มีวัตถุประสงค์และปัจจัยอื่น ๆ ในเอกสารจำนวนมากปริมาณของรายละเอียดที่มี จำกัด หากการกระทำจะหายไปหรือระบุไม่ถูกต้องใด ๆ ขององค์ประกอบที่จำเป็นก็อาจมีการประกาศที่ไม่ถูกต้อง