กฎของการติดต่อทางธุรกิจโดย e-mail จดหมายธุรกิจ: ตัวอย่าง วิธีการส่ง e-mail

กว่าสิบปีที่ผ่านจดหมายธุรกิจทาง e-mail ที่ได้รับความนิยมอันยิ่งใหญ่และกลายเป็นหนึ่งในวิธีการหลักของการสื่อสารทางธุรกิจ วันนี้มันเป็นเรื่องยากที่จะหาคนที่จะได้ในทางปฏิบัติการสื่อสารระหว่างบุคคลจะไม่ใช้อีเมล อย่างไรก็ตามเรื่องนี้ในวันนี้หลายคนกำลังสงสัยว่า วิธีการที่จะส่ง e-mail เพื่อให้กฎระเบียบทั้งหมดได้รับการปฏิบัติตาม? เช่นเดียวกับความช่วยเหลือของตัวอักษรที่มีอำนาจในรูปแบบผู้รับความประทับใจที่ดีเกี่ยวกับผู้ส่ง?

บทความนี้จะอธิบายกฎของการติดต่อธุรกิจทาง e-mail และคำแนะนำการปฏิบัติให้ไว้ในบทความนี้จะช่วยให้เรียนรู้การสื่อสารทางธุรกิจที่เหมาะสมในการเตรียมความพร้อมของอีเมล

หลายคนเริ่มต้นวันทำงานของพวกเขาเพียงเพื่อตรวจสอบกล่องจดหมายสำหรับข้อความใหม่ แต่น่าเสียดายที่แม้จะมีความชุกของวิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลนี้หลายคนไม่ทราบวิธีการที่จะต้องใช้ภาษาของการติดต่อธุรกิจการอีเมลหาวิธีการที่ไม่เป็นทางการในการสื่อสาร

เนื่องจากความเร็วในการส่งของอีเมลที่อำนวยความสะดวกในการแลกเปลี่ยนเอกสารทางราชการที่สำคัญรูปแบบการใช้งาน แต่ที่นี่คนทำผิดพลาดเมื่อมีการส่งอีเมล มากมักจะเกิดขึ้นว่าในการเตรียมการแลกเปลี่ยนอีเมลที่มีไฟล์ใด ๆ ผู้รับด้วยเหตุผลใด ๆ ไม่ได้เป็นการเขียนเรียงความประกอบและไม่พอดีกับรูปแบบซึ่งอาจมีความซับซ้อนในการทำงานของผู้รับ จุดประสงค์ของบทความนี้จะตอบคำถาม: วิธีการส่ง e-mail และจะสังเกตเห็นทุกกฎของการสื่อสารทางธุรกิจเขียนโดยหมายของ e-mail?

ในการรวบรวมอีเมลที่ต้องได้รับการเติมเต็มในทุกสาขา

กฎของการติดต่อทางธุรกิจโดยอีเมลจำเป็นต้องมีผู้ส่งเพื่อเติมเต็มในทุกสาขาที่ระบุไว้ในอีเมลเช่นชื่อและที่อยู่ของผู้รับและผู้ส่ง มันจำเป็นต้องมีคำอธิบายว่าเป็นรูปแบบที่อธิบายสั้น ๆ สาระสำคัญของจดหมายที่ส่งถึงที่ มากมักจะอธิบายได้อย่างถูกต้องตามรูปแบบที่ชะตากรรมส่งจดหมายและความเร็วในการแก้ปัญหาที่กำหนดไว้นั้น อีเมลธุรกิจควรเริ่มต้นด้วยคำอวยพร - นี้การแสดงออกที่เรียบง่ายของการเคารพสำหรับผู้รับเป็นสิ่งสำคัญมากทุกครั้งที่ติดต่อ หลังจากอวยพรควรจะตามด้วยข้อความซึ่งเรียกว่า "ร่างกายของตัวอักษร" และในที่สุดทิ้งลายเซ็นเช่น "ขอแสดงความนับถือไบรส์ปีเตอร์อีวาโนวิช."

อวยพรในการติดต่อธุรกิจ

ในขณะนี้เรายังควรเพิ่มความคมชัดโฟกัสเป็นท่าทางของการเคารพเป็นสิ่งสำคัญมากในทุกด้านของการสื่อสารทางธุรกิจทุก ที่เหมาะสมวลีอวยพรคือ "อรุณสวัสดิ์" หรือ "สวัสดีค่ะ." การติดต่อธุรกิจโดย e-mail ของผู้ส่งข้อ จำกัด ในการใช้วลี "ดีช่วงบ่าย" หรือ "อรุณสวัสดิ์" ในขณะที่ผู้รับสามารถอ่านจดหมายนานหลังจากที่ใบเสร็จรับเงิน นอกจากนี้ยังไม่ถูกต้องเพื่อใช้ในการทักทายการแสดงออกทางภาษาที่ใช้ในการ สนทนาแบบสบาย ๆ

หลังจากคำต้อนรับหรือวลีที่ควรจะทำยังผู้รับโดยใช้ชื่อและนามสกุลเช่นถ้าชื่อของผู้ส่งไม่เป็นที่รู้จักจุดนี้สามารถข้าม หลังจากกล่าวต้อนรับสามารถย้ายไปยังเป้าหมายการนำเสนอของตัวอักษร

สิ่งที่แนบมาในการติดต่อธุรกิจทาง e-mail

หากจุดประสงค์หลักของการเขียนไม่ได้เป็นเพียงการเขียนเรื่องและการนำเสนอของเรื่อง แต่ยังบริหารของไฟล์ที่เป็นที่ดีที่สุดที่จะติดไปส่งวัตถุในสถานที่แรก มันมักจะเกิดขึ้นที่ส่งสินค้าทางเรือจำนวนมากเกิดจากความประมาทสรุปสาระสำคัญของคำถามในข้อความของตัวอักษรลืมที่จะแนบลงทุนที่จำเป็น ประมาทนี้อาจส่งผลกระทบชื่อเสียงทางธุรกิจของธุรกิจของผู้ส่ง

E-mail ที่ควรจะเป็นที่รู้จักและรัดกุม

จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจโดย e-mail กฎต้องส่งไปมีชื่ออีเมลที่รู้จักซึ่งจะต้องดำเนินการข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับชื่อของผู้ส่ง รัดกุมมากและไม่ดูโง่ตัวอักษรอย่างเป็นทางการและการพิจารณาอุทธรณ์เมื่ออยู่อิเล็กทรอนิกส์ชี้ให้เห็นการแสดงออกทางการหรือคำตัวอย่างเช่นอีเมล«limon_petya» มันดูไม่สมเกียรติมากสำหรับผู้ใหญ่ สำหรับการติดต่อธุรกิจจะดีกว่าการสร้างที่อยู่อีเมลที่แยกต่างหากและสังเกตมารยาทของการติดต่อทางธุรกิจโดยการส่งอีเมล์

การใช้ฟังก์ชั่นที่รวดเร็วตอบกลับ (Response) การตอบสนองก่อนหน้านี้ได้รับจดหมาย

ตอบกลับหรือฟังก์ชั่นการตอบสนอง (ในรูปแบบย่อดูเหมือน :) เรื่องช่วยให้ผู้ใช้วิธีที่รวดเร็วเพื่อตอบสนองต่อการส่งก่อนหน้านี้ไปยังผู้ส่งของข้อความ ฟังก์ชั่นนี้ยังมีแอปพลิเคสากลเพื่ออ่านการสนทนาก่อนหน้านี้มีคนในหัวข้อที่กำหนด แต่กฎของการติดต่อทางธุรกิจโดย e-mail ผู้ส่งต้องเปลี่ยนชื่อหัวข้อของการเขียนทางธุรกิจถ้าในช่วงเวลาของการอภิปรายการติดต่อมีการเปลี่ยนแปลง

ก่อนที่จะส่งจดหมายธุรกิจควรจะพิสูจน์อักษรสำหรับการสะกดคำและเครื่องหมายวรรคตอน

E-mail ทำให้ง่ายต่อการแลกเปลี่ยนข้อมูล แต่จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจไม่ควรละเลยกฎของภาษารัสเซียในขณะที่เข้ารับการรักษาผิดพลาดประมาทอาจมีผลต่อความน่าเชื่อถือของผู้ส่ง ก่อนที่คุณจะส่งอีเมลถึงคุณจะเห็นข้อความหลายครั้งและตรวจสอบอย่างละเอียดสำหรับ ofograficheskih และเครื่องหมายวรรคตอนข้อผิดพลาด ลูกค้าอีเมลจำนวนมากมีคุณลักษณะการตรวจสอบตัวสะกดดังนั้นคุณควรให้ความสนใจกับคำที่ขีดเส้นใต้สีแดง หากมีข้อสงสัยว่าสะกดถูกต้องคุณควรขอความช่วยเหลือจากอินเทอร์เน็ตหรือตรวจสอบการสะกดโดยใช้พจนานุกรมการสะกดคำ

ฟิลด์ผู้รับควรจะเต็มไปในทางกลับกันที่ผ่านมา

เพื่อหลีกเลี่ยงการส่งจดหมายที่ยังไม่เสร็จหรือตัดต่อที่อยู่ปลายทางของจดหมายธุรกิจควรจะแล้วเสร็จในกรงขังของเวลาก่อนที่จะส่ง กฎนี้จะรวมอยู่ในพื้นฐานของการติดต่อธุรกิจทาง e-mail มันเกิดขึ้นว่าเมื่อกรอกเขตปลายทางอีเมลที่จะนำเสนอรายชื่อของผู้ใช้ก่อนหน้านี้โดยผู้รับก็ยังควรเพิ่มความคมชัดโฟกัสของพวกเขาเพื่อไม่ให้ผิดพลาดส่งจดหมายธุรกิจวาดขึ้นโดยผู้รับ

โครงสร้างจดหมายธุรกิจ

กฎระเบียบโครงสร้างข้อความใช้ไม่เพียง แต่กับกระดาษ แต่ยังรวมถึงกฎระเบียบของการติดต่อธุรกิจทาง e-mail มันเป็นไปไม่ได้เสมอที่สะดวกไปยังผู้รับอ่านจำนวนมากของข้อความบนหน้าจอ เพื่อให้ง่ายต่อประเด็นนี้ควรจะทำลายข้อความที่จะเกิดขึ้นมีเหตุผลย่อหน้าขนาดเล็กและหลีกเลี่ยงการเขียนจดหมายธุรกิจข้อเสนอข้อความที่มีความซับซ้อน ความยาวที่เหมาะสมของประโยคเดียวในจดหมายธุรกิจควรจะไม่เกินสิบห้าคำ

สาระสำคัญของจดหมายธุรกิจควรจะให้ในคุณธรรม

นอกเหนือไปจากรูปแบบนี้ของจดหมายธุรกิจผู้รับควรสนใจอย่างชัดเจนและสูตรแรกและประโยคที่สองของข้อความของร่างกาย งานของผู้ส่งคือจะนำเสนอที่จุดเริ่มต้นของการเขียนปัญหาหรือปัญหาที่เขาอยู่ไปยังผู้รับที่ ในประโยคแรกก็ควรจะกำหนดวัตถุประสงค์ในการที่จะถูกส่งไปยังตัวอักษรธุรกิจ ตัวอย่าง: "เราแจ้งให้ทราบว่าเงื่อนไขของหนี้สินตามสัญญา№45ของ 2017/02/01" ในการวางวัสดุที่เป็นกลุ่ม "มาถึงที่สิ้นสุด ที่จะขยายสัญญาที่คุณควรส่งแพคเกจที่สองของเอกสาร. " ขอขอบคุณไปยังผู้รับเป้าหมายที่กำหนดคือสามารถที่จะเข้าใจความคิดหลักของจดหมายธุรกิจ หากมีข้อความตัวอักษรขนาดใหญ่เกินไปมันจะดีกว่าเพื่อประโยชน์สิ่งอำนวยความสะดวกในการติดฟังก์ชั่นของการลงทุนในรูปแบบของเอกสารข้อความ แต่มีกล่องข้อความควรจะปล่อยให้เรียงความประกอบที่สว่างจดหมายธุรกิจ ตัวอย่าง: "ผมส่งคุณที่จะแนะนำอิเล็กทรอนิกส์สำเนาของตัวอักษรของ" แม็คการดำเนินงาน. " กรุณาแจ้งการตัดสินใจของคุณในการขยายสัญญา№45ของ 2017/02/01 ที่ "เกี่ยวกับการวางวัสดุที่เป็นกลุ่ม" ในจดหมายถึงกำหนดเส้นตายที่. "

สำหรับอีเมลทุกธุรกิจต้องตอบ

มีตัวอย่างในเชิงลบของการติดต่อธุรกิจผู้รับละเว้นจดหมายธุรกิจสำหรับเหตุผลใด ๆ ก็ตาม บางครั้งมันอาจจะเป็นจริงกรณีที่คำตอบไม่ได้จะได้รับเนื่องจากบางสถานการณ์เช่นแก้ปัญหาระยะกับปัญหาที่อาจใช้เวลาหลายวันหรือเป็นผู้รับในการคิดและไม่สามารถทันทีตอบคำถาม ในกรณีนี้ความคิดเห็นสั้น ๆ เกี่ยวกับเรื่องนี้เช่น "สวัสดีปีเตอร์อีวาโนวิชควรจะได้รับ ผมได้รับจดหมายของคุณ แต่วันนี้พบว่ามันยากที่จะตอบเพราะผมจะต้องปรึกษากับผู้บังคับบัญชา ผมจะรายงานปัญหาของคุณไปยังผู้อำนวยการทั่วไปของ บริษัท ของเราและจะให้การตอบสนองอย่างเป็นทางการในช่วงปลายสัปดาห์ที่ ขอแสดงความนับถือผู้จัดการฝ่ายขาย Belov อีวาน Gennadevich. "

เป็นมูลค่าการจดจำว่าถ้าไม่มีการตอบสนองจะได้รับภายในสามวันทำงานจริงที่ว่าเงียบของจดหมายธุรกิจผู้รับสามารถประมาณเป็นละเลยหรือปฏิเสธที่จะสื่อสารกับผู้ส่ง

ในการวาดภาพขึ้นจดหมายตอบสนองควรจะตอบคำถามทั้งหมดที่เกิดขึ้น

ถ้าเป็นจดหมายที่จ่าหน้าถึงผู้รับจะถามตัวอักษรเมื่อวาดขึ้นตัวอักษรที่ควรจะให้คำตอบสำหรับคำถามที่จะจัดลำดับความสำคัญที่มีอยู่ในข้อความที่เกิดจากจดหมายธุรกิจ หากถูกถามคำถามผู้ส่งคาดว่าจะได้รับคำตอบที่เฉพาะเจาะจง ในการวาดภาพขึ้นตอบตัวอักษรที่คุณไม่ควรจะเป็นเลข, คุณเพียงแค่ต้องแสดงความคิดในการสั่งซื้อ ที่จะตอบคำถามเหล่านี้คุณต้องอ่านซ้ำหลายครั้งได้รับจดหมายธุรกิจและถ้าคำถามมากเกินไปก็เป็นสิ่งที่ดีที่สุดที่จะเขียนพวกเขาแยกกันเพื่อหลีกเลี่ยงการขาดหายไป ถ้าคุณไม่สามารถให้คำตอบบางส่วนของคำถามเหล่านี้ก็เป็นสิ่งจำเป็นที่จะชี้ให้เห็นว่าในขณะนี้ด้วยเหตุผลใดคำตอบไม่สามารถที่จะได้รับ

อย่าละเมิดคำย่อการออกแบบทางอารมณ์และใช้ประโยชน์

มีตัวอย่างในเชิงลบของการติดต่อทางธุรกิจซึ่งจะมีการปรับลดผู้ส่งที่มีการใช้สัญญาณทางการในรูปแบบของรอยยิ้ม การใช้งานของพวกเขาเป็นที่นิยมในเครือข่ายสังคม แต่กฎเกณฑ์ทางธุรกิจจดหมายไม่ต้อนรับการแสดงดังกล่าวของอารมณ์ความรู้สึกเพราะผู้รับไม่สามารถทราบมูลค่าที่แท้จริงของพวกเขาและยอมรับพวกเขาเป็นยากที่จะเข้าใจเขาชุดของข้อผิดพลาดวรรคตอน

นอกจากนี้ยังเป็นมูลค่าที่จะให้ขึ้นการเขียนข้อความในจดหมายเมืองหลวง บนอินเทอร์เน็ตชุดของคำที่เขียนตัวอักษรที่เรียกว่า "ตะโกนวลี" และวลีดังกล่าวมักจะพกสีเชิงลบ ผู้รับเมื่ออ่านจดหมายธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์สามารถพิจารณาตัวอักษรเชิงลบที่จะเป็นอันตรายต่อการรับรู้ของความหมาย ในกรณีที่จดหมายธุรกิจมีความจำเป็นต้องเน้นความสำคัญของจุดที่ทำให้การใช้งานที่ดีขึ้นของวลีเบื้องต้นเช่น "โปรดทราบว่าคุณจำเป็นต้องให้แพคเกจของเอกสารสำหรับการขยายของสัญญาที่ไม่เกิน 2017/10/02 ปี" หรือ "โปรดทราบว่าเอกสารที่ ส่วนขยายของสัญญาที่ควรจะส่งก่อนที่จะ 2017/10/02 ปี. "

มันไม่ได้เป็นสิ่งที่จำเป็นในการส่งข้อมูลที่สำคัญผ่านทาง e-mail

ที่จะส่งข้อมูลส่วนบุคคลหรือเป็นความลับจะดีกว่าที่จะละทิ้งบัญชีอีเมลที่มีความเสี่ยงของการสกัดกั้นจากข้อมูลที่แฮกเกอร์ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ของตัวเอง ข้อมูลดังกล่าวอาจรวมถึง: หมายเลขโทรศัพท์, รหัสผ่านบัตรเครดิตบัญชีธนาคารส่วนบุคคล ฯลฯ มันเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้ว่าข้อมูลที่ถูกเก็บไว้ในโปรแกรมอีเมลเซิร์ฟเวอร์และในกรณีของการลักลอบสามารถถูกขโมย ...

ตัวอักษรที่จำเป็นต้องมีลายเซ็นของผู้ส่ง

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ทุกอีเมลที่ส่งจะต้องมีลายเซ็นรูปธรรม บ่อยครั้งที่นักพัฒนากล่องจดหมายแนะนำบล็อกลายเซ็นในที่ที่คุณสามารถป้อนข้อมูลของคุณตามหมายเลขโทรศัพท์ตำแหน่งชื่อและรายชื่อผู้ติดต่อ ต่อมาหน่วยงานที่จะปรากฏโดยอัตโนมัติในตอนท้ายของแต่ละอีเมลซึ่งจะลดความซับซ้อนของการพิมพ์ มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะสร้างลายเซ็นที่ผู้รับก็สามารถที่จะตอบด้วยตัวอักษรที่อยู่ที่ถูกต้องไปยังผู้ส่ง ตัวอย่างของลายเซ็นอาจมีลักษณะเช่นนี้: "ขอแสดงความนับถือ หัวหน้าฝ่ายขาย เปตรอฟนิโคเลย์อเล็กซานโดรวิช, 79810000000."

วาดข้อสรุปก็ควรจะตั้งข้อสังเกตว่าเพื่อให้เข้าใจวิธีการดำเนินการติดต่อธุรกิจทาง e-mail, มันไม่จำเป็นที่จะพัฒนาองค์ประกอบเพิ่มเติมและซับซ้อน มันก็ควรจะติดกฎพื้นฐานของมารยาทและเคารพกฎของภาษารัสเซีย