เอกสารของกระบวนการเมื่อใช้วิธีการกระบวนการในภาคบริการ

ด้วยการแนะนำของ วิธีการกระบวนการ หนึ่งในขั้นตอนคือการจัดทำเอกสารกระบวนการ นี้เป็นหนึ่งในเหตุการณ์สำคัญสำหรับการดำเนินงานและในความเป็นจริงมันเป็นกระบวนการที่ยาวมากและลำบากที่ต้องใช้เวลาและความพยายาม ในองค์กรใด ๆ เป็นจำนวนมากของกระบวนการและมากของพวกเขาที่ไม่ชัดเจนมาก คุณลักษณะนี้กระบวนการที่แตกต่างกันในองค์กรภาคบริการ

พิจารณารายละเอียดและเอกสารของกระบวนการให้บริการบนตัวอย่างของ บริษัท ที่ปรึกษาที่เชี่ยวชาญในด้านของ การจัดการคุณภาพ และการวิเคราะห์ทางสถิติ

สำหรับการอธิบายและการจัดเก็บเอกสารขั้นตอนการจัดเตรียมสามารถใช้วิธีการต่าง ๆ : ความสัมพันธ์ของการทำแผนที่ผังแผนภาพการไหลของกระบวนการแผนที่ กำหนดการเครือข่าย อื่น ๆ

ก่อนที่จะเริ่มการติดตามรายละเอียดแผนภูมิการไหลของกระบวนการมักจะต้องสร้างภาพทั่วไปมากขึ้นของผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในกระบวนการและวิธีการที่พวกเขามีปฏิสัมพันธ์กับแต่ละอื่น ๆ และกับโลกภายนอก นี้เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีจำนวนมากของผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วมในกระบวนการ และในกรณีนี้มันอาจจะเป็นเรื่องยากมากที่จะจัดระเบียบแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ ร่างการเชื่อมโยงบัตร - ขั้นตอนแรกในงานนี้

เพื่อตรวจสอบการทำงานร่วมกันต้องเข้าใจอย่างชัดเจนกระบวนการ สำหรับขั้นตอนการ ให้บริการให้คำปรึกษา บริษัท ที่เชี่ยวชาญในด้านการจัดการคุณภาพและการวิเคราะห์ทางสถิติของลำดับของการกระทำที่จะเป็นดังนี้:

1) ลูกค้าที่สั่งซื้อสำหรับโครงการในแผนกให้คำปรึกษาให้ข้อมูลที่อยู่ในความครอบครองของตน

2) ฝ่ายที่ปรึกษาด้านการส่งคำสั่งและข้อมูลในด้านการตลาดและการวางแผนแผนก;

3) การตลาดและการวางแผนการฝ่ายวิเคราะห์ข้อมูลและขอข้อมูลที่จำเป็นจากซัพพลายเออร์และจากนั้นพัฒนาแผนโครงการและส่งไปยังลูกค้าเพื่อขออนุมัติแล้วไปยังแผนกผู้เชี่ยวชาญ;

4) ผู้เชี่ยวชาญแยกบนพื้นฐานของข้อมูลที่ได้รับและพัฒนารูปแบบการร่างแผนการที่จะได้รับการอนุมัติที่ลูกค้า;

5) การอนุมัติของรูปแบบที่ทำในโครงการสำเร็จรูป (แผนกผู้เชี่ยวชาญ) และส่งไปยังแผนกที่มีคุณภาพในการประเมินการปฏิบัติตาม;

6) แผนกที่มีคุณภาพส่งแผนกให้คำปรึกษาด้านโครงการที่เสร็จสมบูรณ์;

7) แผนกที่ปรึกษาให้โครงการไปยังลูกค้าซึ่งประเมินคุณภาพของการบริการที่ดำเนินการนั้น

8) โครงการที่เสร็จสมบูรณ์แล้วจะถูกส่งกลับสำหรับการแก้ไขในกรณีที่จำเป็น

ดังนั้นกระบวนการของ บริษัท บริการให้คำปรึกษาที่เชี่ยวชาญในการจัดการคุณภาพและการวิเคราะห์ทางสถิติเป็นอย่างสอดคล้อง PDCA วงจร [3]

ในการสร้างแผนที่ความสัมพันธ์ที่จำเป็นในการกำหนดปัจจัยการผลิตและผลของกระบวนการ ในกรณีนี้ปัจจัยการผลิตที่มี: ลูกค้าพนักงาน ทรัพยากรสารสนเทศ ซอฟต์แวร์โครงสร้างพื้นฐาน, อุปกรณ์สำนักงาน, วิธีการและเทคนิคเทคโนโลยีใหม่ สำหรับเอาท์พุท - พร้อมที่จะให้บริการที่มีคุณภาพ (การออกแบบให้คำปรึกษา ฯลฯ ) ค่าใช้จ่าย

ขั้นตอนต่อไปของการก่อสร้างของแผนที่ความสัมพันธ์คือการกำหนดผู้มีส่วนได้เสีย: ลูกค้าหน่วยงานและพนักงานแต่ละซัพพลายเออร์คือ ทุกคนที่มีส่วนร่วมในหรือมีอิทธิพลกับเขา

เพื่อตรวจสอบผู้เข้าร่วมในกระบวนการของการให้บริการที่จำเป็นในการวิเคราะห์ทุกหน่วยงานของ บริษัท ทรัพยากรซัพพลายเออร์และเลือกหนึ่งที่เหมาะสมสำหรับการมีส่วนร่วมในกระบวนการที่ ดังนั้นผู้มีส่วนได้เสียต่อไปนี้ได้รับการระบุลูกค้าให้คำปรึกษาฝ่ายการตลาดและฝ่ายวางแผนการให้บริการข้อมูลแผนกที่ปรึกษาฝ่ายคุณภาพ

หลังจากการสร้างองค์ประกอบของผู้เข้าร่วมที่มีศักยภาพในกระบวนการเพื่อกำหนดประเภทของการปฏิสัมพันธ์ระหว่างพวกเขา การทำเช่นนี้ตั้งค่าระบบของลูกศร

ความสัมพันธ์แผนที่ที่สร้างขึ้นบนพื้นฐานของการดังกล่าวข้างต้น

ดังนั้นขึ้นอยู่กับทั้งหมดข้างต้นเราสามารถสรุปได้ว่ากระบวนการ - การดำเนินการของลำดับของฟังก์ชั่น (การทำงานและการดำเนินงาน) ที่มุ่งสร้างผลที่มีค่าให้กับลูกค้าได้

กระบวนการควรจะ:

- ต่อเนื่องสอดคล้องเอกสาร

- มุ่งเป้าไปที่การสร้างผลที่มีความคุ้มค่าให้กับลูกค้า

- ควบคุมว่ามีที่ให้จุดวิธีการและวิธีการของการควบคุม

- จัดเหตุผลเพื่อป้องกันไม่ให้ "กลับ" หรือส่วนเกินและการดำเนินงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ - มีให้กับช่องทางส่งผ่านข้อมูลและอื่น ๆ

พูดเกี่ยวกับบทบาทของวิธีการขั้นตอนการไปยัง ระบบการจัดการที่มีคุณภาพ ก็ควรจะตั้งข้อสังเกตว่าบทบาทของกระบวนการในระบบใด ๆ มีขนาดใหญ่พอ ตั้งแต่ SMC อยู่ภายใต้การบริหารงาน - บริษัท ควรควบคุมกระบวนการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับมัน