การจัดการระเบียนและการจัดการเอกสารคืออะไร?

ที่ประสบความสำเร็จในธุรกิจขึ้นอยู่กับองค์กรที่เหมาะสมของมัน ทั้งผู้บริหารและพนักงานควรทราบว่าเอกสารดังกล่าว อะไรคือคุณสมบัติของสิ่งที่ประเภทมีและสิ่งที่กฎระเบียบที่ควรจะนำมาพิจารณาในองค์กรของเวิร์กโฟลว์?

คือการจัดการระเบียนอะไร

องค์กรใด ๆ โดยไม่คำนึงถึงความเป็นเจ้าของและลักษณะสร้างในการดำเนินธุรกิจที่มีความหลากหลายของกระดาษ มันสามารถเป็นได้ทั้งคำสั่งและตัวอักษรและรายงาน ทั้งหมดของพวกเขาอยู่ในเอกสารขององค์กรและการบริหาร

งานสำนักงาน - กิจกรรมในการสร้างเอกสารขององค์กรที่ดำเนินการโดยกฎระเบียบบางอย่างและความต้องการ ส่วนใหญ่มักจะอยู่ในสถานประกอบการจัดสรรพนักงานที่ทุ่มเทกับการจ้างงานในภาคนี้ ใน บริษัท ขนาดเล็กฟังก์ชั่นเลขานุการสามารถวางในเกือบทุกการทำงานของพนักงาน

ถ้าคุณเข้าใจสาระสำคัญของคำศัพท์ (สิ่งที่เอกสาร) มันจะกลายเป็นที่ชัดเจนว่าที่มาของคำว่า นี้เหนือสิ่งอื่นใดการตรึงบนวัสดุพาหะของข้อมูลข่าวสารของราชการ ในระหว่างขั้นตอนนี้จะสร้าง เอกสารขององค์กรและการบริหาร ซึ่งต่อมาเริ่มต้นการดำเนินการบางอย่าง

คำว่า "พระ" ปรากฏขึ้นมาเป็นเวลานาน แต่ในช่วงกลางของศตวรรษที่ผ่านมาอย่างเป็นทางการเอารูปร่างถูกแก้ไขในกฎระเบียบในระดับรัฐ

การจัดการสำนักงานและการจัดการเอกสาร - มันคืออะไร?

องค์กรที่ไม่สามารถอยู่ได้อย่างอิสระของกฎหมาย มันอยู่เสมอการจัดการระเบียนและการจัดการเอกสาร มันคืออะไรสิ่งที่คุณสมบัติของกระดาษถ่ายโอน, วิธีการจัดเรียงพวกเขา? ปัญหาเหล่านี้จะแก้ไขได้โดยผู้เชี่ยวชาญ: เลขานุการบรรณารักษ์พนักงานของแผนกบุคลากร

การติดต่อธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการแก้ไขข้อมูลเกี่ยวกับสื่อที่มีตัวตน, การสร้างกระดาษหรือเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ ที่ฐานของมันถูกสร้างขึ้นองค์กรเวิร์กโฟลว์ - เพื่อการเคลื่อนไหวหรือตัวอักษรจากการสร้างในการดำเนินการและส่งเก็บหรือการทำลาย

ในฐานะที่เป็นสถานที่ของเอกสารธุรกิจที่เกี่ยวกับพนักงานและผู้บริหารของเอกสารองค์กรแบ่งออกเป็นภายในและภายนอก จากแหล่งที่มาจะขึ้นอยู่กับวิธีการสั่งซื้อไปข้างหน้าตัวอักษร

องค์กรเอกสารภายในเกี่ยวข้องกับขั้นตอนต่อไปนี้:

• การสร้างเอกสารโครงการ;
• การประสานงาน;
• ร่างลงนามวางลงวันที่และเอกสาร จำนวนการลงทะเบียนนั้น จากช่วงเวลาของการลงทะเบียนจะถือว่าการตีพิมพ์อย่างเป็นทางการและได้รับการยอมรับสำหรับการดำเนินการ;
• เพื่อนำผู้กระทำผิดและการตรวจสอบ;
• การดำเนินการของการสั่งซื้อ;
• การลงทะเบียนของการดำเนินการของเอกสารสำหรับการจัดเก็บข้อมูลขึ้นอยู่กับระยะเวลาและความจำเป็น;
• ทำลายเอกสารทางธุรกิจกับหมดอายุหรือการออกแบบพวกเขาสำหรับการเก็บถาวร

ขั้นตอนเอกสารภายนอกโดยรวมจะคล้ายกัน แต่มีความแตกต่างบาง:

• เอกสารให้กับ บริษัท จากนอก กระดาษนี้สามารถเป็นผู้ปกครองและเด็ก, สาขาระเบียบจากเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานอย่างเป็นทางการในคำสั่งศาลจดหมายจากประชาชน
• ทั้งหมดที่ได้รับในการจัดเอกสารทางธุรกิจที่จำเป็นต้องผ่านขั้นตอนการลงทะเบียน มันยืนยันว่าพวกเขาจะดำเนินการภายใต้การควบคุม
• ขั้นตอนต่อไปคือการทำงานกับเอกสารแนะนำหรือต้องการประสิทธิภาพการทำงาน
• หากจำเป็นต้องมีการตอบสนองอย่างเป็นทางการจะทำ
• ขั้นตอนสุดท้าย - การวาดภาพบนการเก็บรักษานานหรือการจัดเก็บและการทำลายในที่สุด

นอกจากนี้ในส่วนที่เกี่ยวกับการบริหารจัดการขององค์กรที่มีประเภทของเอกสารดังต่อไปนี้:

• ขึ้น - จากการเป็นทาสให้กับผู้ปกครอง (คำชี้แจง);
• ลดลง - จากการจัดการกับพนักงาน (คำสั่งซื้อ);
• แนวนอน - ระหว่างตำแหน่งเท่ากับ (การกระทำโปรโตคอล)

ทุกขั้นตอนของเอกสารที่อยู่ในการเคลื่อนไหวจะถูกบันทึกลงในสมุดบันทึกพิเศษ พวกเขาสามารถทำได้ในรูปแบบที่แตกต่างกันหลายประการ:

• การลงทะเบียนของ เอกสารการเคลื่อนไหว;
• เอกสารบัตร;
• เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นเรื่องธรรมดามากที่สุดในส่วนใหญ่ขององค์กร

คุณสมบัติของการพิจารณาคดี

หลายคนสงสัยว่าเอกสารทางกฎหมายและวิธีการที่แตกต่างจากการรวม กรณีที่ศาล - มันเป็นชุดที่แตกต่างกันเล็กน้อยของเอกสารและหลักฐานวัสดุ เก็บรักษาที่เหมาะสมและการเคลื่อนไหวให้ความโปร่งใสของระบบตุลาการ พระทดลองซึ่งแตกต่างจากองค์กรอาจจะเป็นความสมัครใจ มันเป็นเรื่องที่ดำเนินการโดยผู้มีอำนาจและมีการควบคุมอย่างเคร่งครัด สำหรับเขาและกฎระเบียบที่กำหนดไว้อย่างดีทุกขั้นตอนขึ้นไปทำลาย

ฟังก์ชั่นของเลขานุการ

ส่วนใหญ่ของพนักงานของ บริษัท ฯ คิดที่คลุมเครือมากในสิ่งที่เอกสารและเอกสาร สำหรับเลขานุการเดียวกันนี้ - กิจกรรมมืออาชีพ

ผู้ประกอบการสำนักเลขาธิการทำหน้าที่พื้นฐานของ การจัดการเอกสาร รูปร่างและลักษณะขององค์กรที่ทำงานธุรกิจบริการบันทึกการรักษาจะแบ่งออกเป็นประเภทเหล่านี้:

• ส่วนกลาง - เลขาฯ ทั้งหมดที่อยู่ในแผนกเดียวกันและอาจมีหัวหน้าคนงานธุรการหรือเลขานุการอาวุโส
• การกระจายอำนาจ - เลขานุการและพนักงานปฏิบัติหน้าที่ของพวกเขาแผ่กระจายไปทั่วส่วนขององค์กรและอาจมีการบังคับบัญชาที่แตกต่างกัน
• ผสม - มันเป็นเรื่องธรรมดามากที่สุดในองค์กรขนาดใหญ่

คุณสมบัติเอกสาร บริษัท โดยตรงจะขึ้นอยู่กับรูปแบบของสำนักเลขาธิการนำมาใช้

การเรียนการสอนเกี่ยวกับสำนักงานการทำงาน

โดยไม่คำนึงถึงของขนาดและรูปแบบของการเป็นเจ้าของในองค์กรใด ๆ จะต้องกระทำกฎเกณฑ์การควบคุมการเคลื่อนไหวของเอกสาร อะไรคือสิ่งที่ การเรียนการสอนเกี่ยวกับการจัดการระเบียน และวิธีการเพื่อให้? ปัญหานี้เป็นกังวลไม่เพียง แต่จะเลขานุการ แต่ยังอยู่ในหมู่ผู้นำ

การเรียนการสอนในสำนักงานงาน - นี้เป็นกฎระเบียบภายในขององค์กรได้รับอนุมัติจากคู่มือการสั่งซื้อหรือการเรียนการสอน, การกระทำตลอด มันสะกดออกมาทุกขั้นตอนของทางเดินของเอกสารที่มีรายชื่อของโพสต์ที่มีลายเซ็นสามารถรับรองความถูกต้องเอกสารอย่างเป็นทางการที่นำเสนอตัวอย่างการออกแบบช่องว่างและรูปแบบ

บันทึกการรักษา

ในองค์กรขนาดเล็กที่มีระดับต่ำของเอกสาร (น้อยกว่า 200 ต่อปี) เป็นคำถามที่เก็บบันทึกนี้ ทุกอย่างจะตัดสินใจบังคับให้พนักงานเองหรือแม้กระทั่งหัว

หากบันทึกการรักษาภาระหน้าที่ไม่ได้สำหรับพนักงานโดยตรงและไม่ได้สะกดออกมาในสัญญาจ้างงานของเขาก็เป็นสิ่งจำเป็นในการออกคำสั่งมอบหมายหน้าที่ของตน เอกสารนี้ควรมีรายละเอียดในการวาดหน้าที่เพิ่มเติมความรับผิดชอบและค่าตอบแทน

คุณสมบัติระเบียนพนักงาน

หากองค์กรของคุณดำเนินพนักงานเดียวให้แน่ใจว่าคุณจะสร้างเอกสารการจ้างงาน คำถามของสิ่งที่ HR จ้างเป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับ บริษัท ที่มีขนาดเล็กจำนวนพนักงาน

HR Outsourcing - เพื่อให้มั่นใจว่าการเคลื่อนไหวของเอกสารเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงานของพนักงาน โดยปกติแล้วการปฏิบัติหน้าที่เหล่านี้ดำเนินการโดยหน่วยงานพิเศษ - ฝ่ายบุคคล ฟังก์ชั่นของพวกเขามีการรับการประมวลผลและการจัดเก็บ เอกสารที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล รวมทั้งการประมวลผลของข้อมูลส่วนบุคคลที่เป็นความลับ

เอกสารบุคลากรมักจะดำเนินการแยกต่างหากจากการปฏิบัติตามกฎระเบียบโดยรวมที่มีความเป็นส่วนตัวและการเก็บรักษาคุณสมบัติ

การเพิ่มประสิทธิภาพของสำนักงาน

แม้จะมีการพัฒนาอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยีดิจิตอลหลายองค์กรเป็นเรื่องยากที่จะเพิ่มประสิทธิภาพของขั้นตอนการทำงาน อย่างต่อเนื่องเพื่อนำไปสู่การติดต่อกระดาษสมัยเก่าและดำเนินการบันทึกปกติ

นี่คือสาเหตุที่สองปัจจัย

• ต้านทานให้กับพนักงานขององค์กรนวัตกรรม
• ขาดเงินทุน

ผู้จัดการควรจำไว้ว่าการเพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนการทำงานที่มีการลงทุนจำนวนมากให้ความสำคัญ ผลกระทบทางเศรษฐกิจ